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Qué puede hacer un workflow

Automatizaciones → Workflows → (un workflow) → paleta

Después del disparador, cada nodo es un paso. Además de comparar datos, guardarlos en variables, componer un resultado o pedir una aprobación (consulta Workflows), un workflow puede actuar fuera de QUBEX. Si un paso que actúa fuera se corta a medias, QUBEX no lo repite a ciegas: si no sabe si llegó a hacerse, la ejecución se para con ese motivo para que lo compruebes antes de volver a lanzarla.

Procesar con IA​

Con el módulo de IA puedes extraer los datos de un correo o un documento para los pasos siguientes.

  1. Añade Procesar con IA.
  2. Escribe las Instrucciones: qué datos necesitas y cómo tratar lo que falte.
  3. En Contenido de entrada, usa Insertar un dato para elegir el cuerpo del correo o el texto de un paso anterior.
  4. Define el Esquema JSON de salida con los nombres, tipos y campos obligatorios de tu propuesta. Por ejemplo, cliente, NIF, referencia, fecha, dirección, líneas y observaciones.
  5. Si necesitas adjuntos, selecciona los del disparador o los textos extraídos por Leer documentos.
  6. Fija la Confianza mínima, de 0 a 1; por omisión es 0,8. Conecta Salida para el resultado suficiente, Aprobado para continuar después de revisar y Rechazado para descartarlo.

Los datos quedan bajo data: por ejemplo, {{ai.data.customer}}. También puedes consultar la confianza y si necesita revisión. Una respuesta que no cumpla el esquema detiene el paso; con confianza baja la ejecución espera una aprobación y conserva la propuesta para revisarla.

aviso

La confianza es una estimación del modelo. Revisa NIF, fechas, referencias y cantidades antes de actuar. La IA propone datos; los precios, descuentos, impuestos y totales se calculan en QUBEX. Este paso no emite facturas.

Precios y datos propuestos​

Cuando una automatización prepare un documento, QUBEX calcula su precio con las tarifas y fichas de tu empresa. En venta busca primero la tarifa especial vigente, después la del cliente, el precio de venta de la ficha y, como último recurso, otro precio informado. En compra usa la tarifa especial del proveedor o el precio de compra de la ficha.

El precio que aparezca en un correo o en una propuesta de IA sirve para comparar y revisar; no sustituye el de QUBEX. Una diferencia superior al margen elegido pide revisión. El IVA procede de las condiciones de la cabecera, del cliente o proveedor, o del producto. Los descuentos no se toman del correo ni de la IA.

Leer documentos​

  1. Añade Leer documentos y selecciona los adjuntos de esta ejecución.
  2. Ajusta el Máximo de páginas, entre 1 y 20 para todos los adjuntos juntos.
  3. Conecta su salida al paso que vaya a interpretar los datos. En Procesar con IA, elige los documentos del paso anterior en Adjuntos.

Admite PDF, PNG, JPEG y WebP: hasta 10 ficheros, 25 MB por fichero y 50 MB en total. Los PDF con texto se leen directamente; las imágenes y páginas escaneadas se leen con IA. La ejecución conserva un fichero de texto por documento y puedes descargarlo desde su detalle. El límite total de texto es de 100 000 caracteres. Un fichero protegido, ajeno a la ejecución, de formato no admitido o que supere los límites detiene el paso con su motivo.

nota

El modelo de IA de tu entorno tiene que admitir imágenes y PDF para leer escaneados. Si no los admite, el paso informa del fallo; no inventa una transcripción.

Buscar en QUBEX​

Elige Entidad, Buscar por y el Valor exacto que viene del correo, la IA u otro paso. Clientes y proveedores admiten NIF, código y nombre; artículos y servicios, código y descripción. Los presupuestos se buscan por código; las facturas, por código o referencia del cliente/proveedor.

Conecta las tres salidas: Encontrado, Sin coincidencias y Varias coincidencias. Solo Encontrado deja un identificador en {{lookup.id}}; si hay duplicados, QUBEX no elige uno automáticamente. La búsqueda de documentos respeta tus centros de trabajo.

Crear borrador​

Crea un Presupuesto de venta, una Factura de venta o una Factura de compra. Primero identifica el cliente/proveedor y los productos con Buscar en QUBEX. Después añade Crear borrador, elige el Tipo de documento y completa Datos del documento (JSON). Usa Insertar un dato para enlazar los identificadores encontrados. Por ejemplo:

{
  "partyId": "{{customer.id}}",
  "workCenterId": 1,
  "payMethodId": 1,
  "date": "{{ai.data.date}}",
  "lines": [
    { "partId": "{{product.id}}", "serviceId": null, "quantity": "{{ai.data.quantity}}", "proposedPrice": "{{ai.data.price}}" }
  ]
}

Los identificadores de centro y forma de pago deben corresponder a tus datos y permisos. Cada línea lleva un artículo (partId) o un servicio (serviceId), una cantidad positiva y, opcionalmente, el precio propuesto para comparar. Las facturas de compra necesitan además addressId, de una dirección activa del proveedor. Puedes informar dueDate en facturas, expiryDate en presupuestos, reference en facturas y notes solo en compras. Las fechas usan AAAA-MM-DD. También puedes identificar cada línea por partCode o serviceCode, en lugar de su identificador: QUBEX busca ese código exacto y pide revisión si falta o hay duplicados.

QUBEX calcula precio, descuento, IVA y total con tus datos. No añadas esos importes definitivos, estado ni empresa al JSON. Diferencia de precio permitida (%) controla cuándo la propuesta necesita revisión; el precio propuesto nunca sustituye al de QUBEX. Si faltan datos o la diferencia supera el límite, la ejecución espera una persona antes de crear. Aprobar sigue ese mismo paso; si los precios o impuestos han cambiado entretanto, pide revisar de nuevo.

El resultado deja {{document.documentId}} y {{document.code}}. Reintentar el mismo paso recupera el documento que ya creó. La factura de venta nace en borrador: emitirla es una decisión aparte. Las acciones usan los permisos actuales de quien publicó esa versión de la automatización.

nota

El cliente de ventas debe estar cualificado. Las automatizaciones no convierten prospectos en clientes ni crean pedidos de venta: los pedidos se incorporarán cuando exista esa función en QUBEX.

Actualizar borrador​

Elige Tipo de documento, Identificador del documento y Campos permitidos (JSON). Un presupuesto admite expiryDate; una factura de venta, reference; una factura de compra, reference y notes. Por ejemplo: { "reference": "{{ai.data.reference}}" }. Solo se modifican borradores. Un documento cerrado, emitido o en emisión se rechaza; este paso no cambia líneas, importes, destinatario ni estado. Repetirlo conserva su operación original.

Enviar aviso​

El nodo Enviar aviso informa a usuarios activos de tu empresa. Elige Campana, Correo o Campana y correo, escribe Título y Mensaje, y elige un Rol destinatario o Usuarios destinatarios (JSON), con sus identificadores. Puedes usar datos de otros pasos en el título y el mensaje. No se envía a direcciones externas ni a cuentas de otra empresa.

Admite hasta 50 destinatarios. Los de correo deben tener dirección en su cuenta; el envío usa el remitente configurado de QUBEX. La campana muestra el mensaje, y marcarlo como leído no ejecuta acciones del workflow. Los mensajes informativos no se cuentan como trabajo pendiente.

Si el envío queda incierto, por ejemplo por perderse la respuesta después de enviar parte de los correos, el nodo se detiene y pide comprobar lo ocurrido. Reintentarlo no vuelve a enviar esos correos automáticamente. Que el servicio acepte un mensaje no confirma que haya llegado al buzón.

Enviar un WhatsApp​

Envía un mensaje por uno de tus números de WhatsApp. Por omisión responde a quien escribió el mensaje que lanzó el workflow.

  1. Añade el nodo Enviar WhatsApp y elige el Número por el que se envía.
  2. En Para, deja {{trigger.from.phone}} para responder al remitente, o escribe otro número con su prefijo.
  3. Elige Qué se envía:
    • Texto si se puede; si no, la plantilla: lo normal.
    • Solo texto: si no se puede enviar texto, el paso falla.
    • Siempre la plantilla.
  4. Escribe el Texto. Puede llevar datos de los pasos anteriores con Insertar un dato.
  5. Si vas a usar una plantilla, escribe su nombre, su idioma y sus datos, uno por línea en el orden de la plantilla.
nota

WhatsApp solo deja escribir texto libre durante las 24 horas siguientes al último mensaje del contacto. Pasado ese tiempo, solo se le puede escribir con una plantilla aprobada por Meta en tu cuenta de WhatsApp Business. QUBEX lo mira solo: con Texto si se puede; si no, la plantilla, envía lo que toque.

En la ejecución, el paso deja el identificador del mensaje enviado ({{whatsapp.messageId}}).