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Cuándo se lanza un workflow

Automatizaciones → Workflows → (un workflow) → disparador

El primer nodo de cada workflow es su disparador: dice qué lo pone en marcha. Solo hay uno por workflow. Para cambiarlo, selecciona el que hay, pulsa Quitar nodo y añade otro desde la paleta.

Sea cual sea su disparador, cualquier workflow publicado se puede lanzar a mano para probarlo, con Lanzar (consulta Workflows).

Lanzamiento manual​

El workflow solo se lanza cuando alguien pulsa Lanzar. Sirve para procesos bajo demanda y para probar.

Webhook​

Otro programa —tu tienda online, un formulario, otra aplicación— llama a una dirección de QUBEX con unos datos, y el workflow se lanza con ellos.

  1. En Automatizaciones → Conexiones, da de alta una conexión de tipo Webhook y guárdala.
  2. En su ficha, pulsa Generar token nuevo. Aparece la dirección a la que tiene que llamar el otro programa. Cópiala ahora: por seguridad no se guarda y no se vuelve a enseñar.
  3. Pásasela a quien configura el otro programa. Tiene que llamarla con el método POST y un JSON en el cuerpo.
  4. En tu workflow, pon el disparador Webhook y elige esa conexión.
  5. Si quieres, escribe en Ejemplo del cuerpo un JSON como el que mandará el otro programa: así sus campos aparecen en Insertar un dato como {{trigger.body.campo}}.
  6. Publica el workflow.
consejo

Si el otro programa puede repetir un envío, que mande la cabecera Idempotency-Key con un valor único por envío (por ejemplo, el número de pedido): QUBEX no lanzará dos veces lo mismo.

Si pierdes la dirección o crees que alguien la conoce, genera un token nuevo: la dirección anterior deja de funcionar en ese momento, y tendrás que darle al otro programa la nueva. Tus workflows no cambian.

Para más seguridad, puedes guardar en la conexión un secreto de firma: el otro programa tendrá que firmar cada envío con él, y lo que llegue sin firma o con otra se rechaza.

Correo recibido​

El workflow se lanza cuando llega a un buzón de tu empresa un correo que cumple sus filtros: un pedido de un cliente, una factura de un proveedor, una incidencia...

  1. En Automatizaciones → Conexiones, da de alta la conexión del buzón —de Microsoft 365 o de cualquier otro servidor por IMAP— y pulsa Probar conexión (consulta cómo preparar un buzón de Microsoft 365 y cómo conectar un buzón por IMAP).
  2. En tu workflow, pon el disparador Correo recibido y elige el Buzón.
  3. Si quieres, rellena los filtros. Los que dejes vacíos no filtran:
    • Remitente: direcciones o dominios separados por comas, como pedidos@cliente.es, @proveedor.com.
    • Destinatario: lo mismo, para la dirección a la que se envió, en Para o en CC. Sirve cuando un buzón recibe correos de varias direcciones.
    • El asunto contiene y El cuerpo contiene: un texto que tiene que aparecer. No distingue mayúsculas ni acentos: «factura» encuentra «FACTURA» y «Factúra».
    • Adjuntos: con o sin adjuntos, solo con adjuntos o solo sin adjuntos.
    • Tipos de adjunto: extensiones como pdf, xml. Al menos un adjunto tiene que ser de uno de ellos.
  4. Publica el workflow. Desde ese momento, cada correo nuevo que cumpla los filtros lanza una ejecución.

En los nodos siguientes puedes usar los datos del correo con Insertar un dato: el asunto ({{trigger.subject}}), el remitente ({{trigger.from.address}}), el texto del cuerpo ({{trigger.bodyText}}), los adjuntos ({{trigger.attachments}})...

Se lee la carpeta que tiene la conexión, que por omisión es la bandeja de entrada. Para escuchar otra carpeta del mismo buzón, da de alta otra conexión con esa carpeta.

nota
  • Cada correo lanza una sola ejecución de cada workflow, aunque se lea dos veces.
  • Solo cuentan los correos que llegan después de publicar el workflow. Si QUBEX estuvo parado, al volver recupera los correos del último día, no más.
  • Las imágenes dentro del cuerpo, como las de una firma, no cuentan como adjuntos.
  • Los adjuntos se guardan en QUBEX y se descargan desde el detalle de la ejecución (consulta Ejecuciones). Se guardan hasta 20 por correo, de 25 MB cada uno; los que se pasan aparecen como omitidos, con su motivo.
  • Con Microsoft 365, el correo se procesa normalmente a los pocos segundos de llegar; si Microsoft 365 no puede avisar a QUBEX, el buzón se revisa cada pocos minutos. Por IMAP, el buzón se revisa cada dos minutos.

WhatsApp recibido​

El workflow se lanza cuando llega a uno de tus números de WhatsApp un mensaje que cumple sus filtros.

  1. En Automatizaciones → Conexiones, conecta el número (consulta cómo conectar un número de WhatsApp).
  2. En tu workflow, pon el disparador WhatsApp recibido y elige el Número.
  3. Si quieres, rellena los filtros. Los que dejes vacíos no filtran:
    • Remitente: números con su prefijo, separados por comas, como +34 600 111 222.
    • Tipos de mensaje: texto, imagen, documento, audio, vídeo, ubicación, respuesta a un botón o una lista, u otros.
    • El texto contiene: un texto que tiene que aparecer en el mensaje o en el pie de un fichero, sin distinguir mayúsculas ni acentos.
  4. Publica el workflow.

En los pasos siguientes tienes quién escribió ({{trigger.from.phone}}, {{trigger.from.name}}), el texto ({{trigger.text}}) y, si envió un fichero, el fichero ({{trigger.media}}). Para responderle, usa el nodo Enviar WhatsApp.

nota
  • Cada mensaje lanza una sola ejecución de cada workflow, aunque WhatsApp avise dos veces.
  • Solo cuentan los mensajes que llegan después de publicar el workflow.
  • Las imágenes, documentos, audios y vídeos se guardan en QUBEX y se descargan desde el detalle de la ejecución. Los audios quedan preparados para transcribirlos.

Programado​

El workflow se lanza solo:

  • Cada día a una hora, por ejemplo a las 08:00.
  • Unos días de la semana a una hora, por ejemplo de lunes a viernes a las 09:00.
  • Cada cierto tiempo, entre 5 minutos y una semana. Se cuenta desde las horas en punto: cada 60 minutos es a las en punto; cada 30, a las en punto y a las y media.
  • Expresión CRON, para quien la conozca: cinco campos (minuto, hora, día del mes, mes y día de la semana). Por ejemplo, 0 8 * * 1-5 es a las 08:00 de lunes a viernes.

Elige también la zona horaria; por omisión es la de Madrid. La hora es siempre la de esa zona, también los días que cambia la hora.

nota

Si QUBEX estuvo parado y se perdió alguna hora, al volver se lanza solo la última que se perdió, no todas. Y al publicar no se lanza la hora que ya pasó ese día: si publicas a las 10:00 un workflow de las 08:00, se lanzará por primera vez al día siguiente.