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De un mensaje de transporte a un presupuesto

Automatizaciones → Workflows

Este ejemplo prepara un presupuesto a partir de una solicitud de transporte recibida por correo. Puedes usar el mismo recorrido con WhatsApp o un webhook. Practica con una empresa y datos inventados.

Prepara los datos​

  1. Crea un cliente de prueba con código CLI-DEMO y un servicio de transporte con código TRANSPORTE-DEMO. Configura sus tarifas, impuestos, centro de trabajo y forma de pago.
  2. Da de alta una conexión de correo, pruébala y actívala con un buzón de pruebas.
  3. Comprueba que tu empresa tiene Automatizaciones, IA y Ventas, y que quien vaya a publicar puede consultar ese cliente y usar el centro de trabajo del presupuesto.

Envía un mensaje inventado como este:

Cliente CLI-DEMO. Referencia DEMO-001. Fecha 14/10/2026. Solicito dos servicios TRANSPORTE-DEMO para la ruta Madrid–Bilbao. Precio propuesto: 150 por servicio.

Dibuja el recorrido​

  1. Crea un workflow y añade Correo recibido. Selecciona el buzón y un filtro que solo admita tus mensajes de prueba. El cuerpo y los adjuntos estarán disponibles para los pasos siguientes.
  2. Si el pedido viene en PDF o imagen, añade Leer documentos y elige los adjuntos del disparador.
  3. Añade Procesar con IA. Pide código de cliente, fecha, referencia y líneas con código de servicio, cantidad y precio propuesto. Define esos campos en el esquema y fija una confianza mínima de 0,8. Conecta tanto la salida suficiente como Aprobado al paso siguiente; Rechazado debe terminar el recorrido sin preparar el presupuesto.
  4. Añade Buscar en QUBEX, entidad Cliente, buscando por Código el dato extraído. Una coincidencia única devuelve su identificador. Conecta también las salidas sin coincidencia o con varias al paso de preparación: la propuesta incompleta pedirá revisión.
  5. Añade Crear documento, tipo Presupuesto de venta. Usa Insertar un dato para llevar el identificador del cliente a partyId, la fecha a date, la referencia a reference y las líneas a lines. Cada línea de servicio utiliza serviceCode, quantity y, para comparar, proposedPrice. Selecciona identificadores válidos de tu empresa para workCenterId y payMethodId.
  6. Ajusta el margen de diferencia de precio. El precio del mensaje es una propuesta: QUBEX calcula tarifas, descuentos e impuestos con sus fichas. Una diferencia que supere el margen pide revisión.
  7. Si quieres avisar del resultado, añade Enviar aviso, elige campana, correo o ambos y los destinatarios de prueba. Conecta el paso solo después de preparar el documento.

Prueba y revisa​

  1. Guarda y publica. Empieza con Lanzar y una entrada de prueba antes de enviar correo al buzón.
  2. Envía el mensaje de ejemplo y abre su ejecución. Comprueba los datos extraídos y el cliente elegido.
  3. En Revisión, corrige una propuesta incompleta o con baja confianza. Si un cliente no se resolvió, comprueba su ficha e informa el partyId correcto en los datos propuestos.
  4. Guarda la corrección. Comprueba los precios recalculados y pulsa Aprobar. Si los datos no son fiables, pulsa Rechazar o cancela la ejecución.
  5. Abre el presupuesto preparado en Ventas y comprueba cliente, centro, fecha, líneas y totales.
  6. Repite el evento con la misma clave o corrige un fallo y reintenta la ejecución: debe conservarse el resultado original sin crear otro documento.
nota

El recorrido disponible prepara presupuestos o borradores de factura. La creación de pedidos de venta se incorporará cuando esté disponible ese documento. Un borrador de factura no se emite por aprobar esta automatización; se revisa y tramita desde la ficha habitual de Ventas.