Workflows
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Un workflow es un proceso que QUBEX hace solo: algo lo dispara —lo lanzas tú, llega un correo, pasa una hora—, y a partir de ahí se recorre una serie de pasos, que aquí llamamos nodos, unidos por conexiones. Por ejemplo: llega un pedido por correo, se comprueba si el importe pasa de un límite y, si pasa, se pide una aprobación antes de seguir.
Solo pueden verlos y cambiarlos los usuarios con el rol Administración, y tu empresa tiene que tener contratado el módulo Automatizaciones.
:::note Acceso según el plan de tu empresa AiQube Labs gestiona Automatizaciones desde el portal de administración, como el resto de módulos. Con el módulo contratado y el rol Administración, verás Workflows, Ejecuciones y Conexiones en el menú. En solo lectura puedes consultar las fichas y el histórico, sin crear, guardar, publicar ni lanzar workflows. Si cambia el plan, vuelve a entrar para actualizar el menú. El plan completo incluye Automatizaciones. Cambiar el plan desde el portal no requiere reiniciar el servicio; la activación depende únicamente del plan de tu empresa.
Si se retira el módulo o se pasa a solo lectura, también se detienen los nuevos lanzamientos programados y los pasos pendientes de la cola. Los resultados ya guardados se conservan; un paso que ya se estaba ejecutando puede terminar. Al recuperar el acceso completo, continúa lo pendiente sin repetir los pasos terminados. El cambio puede tardar hasta un minuto en aplicarse y la cola vuelve a comprobar el acceso al minuto.
Para probar en DEV, empieza con un lanzamiento manual y datos ficticios. La bandeja de revisión y los avisos siguen en desarrollo; las conexiones que guardan contraseñas o tokens requieren que el equipo configure primero su almacén de secretos. :::
Un workflow actúa en nombre de tu empresa con los permisos de quien lo publicó por última vez. Si esa persona deja de tener acceso a algo, el workflow tampoco lo tendrá.
El listado
La pantalla muestra los workflows de tu empresa con su estado, la versión publicada y la fecha de la última modificación:
- Borrador: todavía no se ha publicado nunca, así que no se ejecuta.
- Publicado: está activo; lo que se ejecuta es su versión publicada.
- Desactivado: se ha publicado, pero sus disparadores ya no lo lanzan.
Pulsa Nuevo workflow para crear uno, o pulsa una fila para abrirlo.
Dibujar un workflow
El editor se abre a pantalla casi completa. Arriba están el nombre y la descripción; a la izquierda, la paleta con los tipos de nodo agrupados; en el centro, el lienzo; a la derecha, las propiedades de lo que tengas seleccionado.
- Escribe un nombre que diga qué hace, por ejemplo «Pedidos por correo».
- Un workflow nuevo empieza con el disparador Lanzamiento manual. Solo puede haber un disparador: para usar otro, selecciona el que hay, pulsa Quitar nodo y añade el nuevo. Consulta qué disparadores hay.
- Para añadir un nodo, pulsa su tipo en la paleta o arrástralo hasta el lienzo.
- Para mover un nodo, arrástralo.
- Para conectar dos nodos, arrastra desde el punto de una de las salidas del primero (a la derecha) hasta el segundo. Algunos nodos tienen varias salidas: una Condición sigue por «Sí» o por «No», y Solicitar aprobación, por «Aprobado» o por «Rechazado».
- Pulsa un nodo para ver y cambiar sus propiedades. Pulsa una conexión para seleccionarla.
- Para quitar un nodo o una conexión, selecciónalo y pulsa la tecla Supr, o usa el botón del panel de propiedades.
- Usa la rueda del ratón para acercar o alejar, arrastra el fondo para desplazarte y pulsa Encajar el workflow en pantalla para verlo entero.
El editor no te deja hacer lo que luego no se podría publicar: conectar un nodo consigo mismo, volver a un nodo anterior (un ciclo) o llevar una conexión hasta el disparador.
Propiedades de un nodo
- Clave: cómo leen este nodo los siguientes. Empieza por minúscula y solo lleva letras, cifras y guion bajo. Si la cambias, se actualizan solas las conexiones y los datos que la usaban.
- Nombre visible: el título que se ve en el lienzo. No cambia nada de cómo se ejecuta.
- Los campos propios de cada tipo de nodo, con una explicación debajo de cada uno.
- Las conexiones de salida del nodo.
Usar datos de nodos anteriores
Los campos de texto pueden llevar datos de lo que ha pasado antes, escritos entre dobles llaves:
{{trigger.cliente}}, {{vars.importe}}, {{aprobacion.comment}}. No hace falta escribirlos a mano:
debajo de cada campo, Insertar un dato ofrece los que hay disponibles en ese punto del workflow
—los del disparador, las variables guardadas y la salida de los nodos que pueden ir antes— y, al
elegir uno, lo pone donde tengas el cursor.
En el Lanzamiento manual puedes escribir un ejemplo de entrada en JSON. No cambia la ejecución, pero hace que sus campos aparezcan en Insertar un dato y prerrellena el lanzamiento de prueba.
Guardar y publicar
- Guardar borrador guarda lo que has dibujado aunque esté a medias. Lo que se ejecuta no cambia hasta que publiques.
- Publicar guarda y crea una versión nueva con lo que ves. Antes comprueba el workflow entero: si algo no está bien, no se publica, y los nodos con problemas quedan marcados en rojo. Selecciona uno para ver qué le falta en el panel de propiedades; lo que afecta al workflow entero sale arriba.
- Las ejecuciones que ya estaban en marcha siguen con la versión con la que empezaron.
- Mientras el dibujo vaya por delante de lo publicado, la cabecera lo avisa con Cambios sin publicar.
Con el workflow publicado puedes Desactivar (sus disparadores dejan de lanzarlo) y volver a Activar. Dar de baja lo quita del listado y deja de ejecutarse, pero se conservan sus versiones y su histórico.
Probarlo a mano
- Con el workflow publicado y activo, pulsa Lanzar.
- Escribe la entrada en JSON: es lo que leerán los nodos como
{{trigger...}}. Así se prueba, por ejemplo, un workflow de correo sin esperar a que llegue un correo. - Si quieres, escribe una clave de idempotencia: si vuelves a lanzarlo con la misma clave, se abre la ejecución de la primera vez en lugar de crear otra.
- Pulsa Lanzar. Se abre el seguimiento de la ejecución, que se actualiza solo mientras avanza.
Se lanza siempre la versión publicada: los cambios sin publicar no se usan.
Para ver todo lo que ha ejecutado un workflow, pulsa Ver ejecuciones o consulta Ejecuciones.